Privacybeleid en verwerking van persoonsgegevens

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Remco's Taxi, gevestigd aan Voorbeeldstraat 1, 3512 AB Utrecht, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website, per telefoon, per WhatsApp en tijdens ritten worden verwerkt. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe uw gegevens worden gebruikt.

Wij zijn een eenmanszaak. In de praktijk verwerkt uitsluitend de chauffeur zelf uw gegevens, aangevuld met een boekhouder die de administratie controleert. Er is geen callcenter, geen verkoopafdeling en geen datahandel.

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via info@remcostaxi.nl of telefonisch via +31 6 12345678.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verzamelen niet meer gegevens dan nodig is om een rit te kunnen uitvoeren en administratief af te handelen. Concreet gaat het om de volgende categorieen.

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres, zodat wij de rit kunnen bevestigen en u kunnen bereiken bij wijzigingen.
• Ophaaladres, bestemming, datum, tijd en eventuele tussenstops, omdat dit de kern van de opdracht vormt.
• Vluchtnummer bij luchthavenritten, zodat wij vertraging kunnen volgen.
• Aantal passagiers, hoeveelheid bagage en bijzonderheden zoals een rollator of kinderzitje.
• Betaalgegevens zoals het bedrag, de betaalwijze en, bij zakelijke klanten, factuurgegevens en kostenplaats.
• Correspondentie via e-mail, formulier of WhatsApp, inclusief de inhoud van uw bericht.
• Technische gegevens van de website zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's, uitsluitend indien u toestemming geeft voor analytische cookies.

Wij vragen nooit om medische gegevens. Vertelt u uit eigen beweging dat een rit naar een behandeling gaat of dat u slecht ter been bent, dan noteren wij uitsluitend wat nodig is voor een veilige uitvoering, bijvoorbeeld dat er ruimte voor een rollator moet zijn.

3. Waarvoor en op welke grondslag

Elke verwerking heeft een doel en een wettelijke grondslag uit artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming.

• Uitvoering van de overeenkomst. Het plannen, uitvoeren en bevestigen van uw rit en het contact daarover.
• Wettelijke verplichting. Het bewaren van facturen en de administratie op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang. Het afhandelen van klachten, het voorkomen van misbruik en het onderbouwen van een eventuele schadeclaim.
• Toestemming. Analytische en marketingcookies op de website en het toesturen van incidentele informatie over onze dienstverlening.

Toestemming kunt u op elk moment intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor verwerkingen die daarvoor al hebben plaatsgevonden. Wijzigen van uw cookievoorkeuren kan via de knop op de contactpagina.

4. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk. Ritgegevens van losse boekingen bewaren wij tot twaalf maanden na de rit, zodat wij bij een vervolgvraag of klacht kunnen terugkijken wat er is afgesproken.

Facturen, betaalgegevens en de bijbehorende administratie bewaren wij zeven jaar. Dat is de wettelijke bewaartermijn die de Belastingdienst voorschrijft en daar kunnen wij niet van afwijken.

Correspondentie die niet tot een boeking leidt, verwijderen wij binnen zes maanden. Gegevens van vaste klanten met een terugkerende rit bewaren wij zolang de afspraak loopt en daarna nog twaalf maanden.

5. Delen met anderen

Wij verkopen uw gegevens nooit. Delen gebeurt uitsluitend als dat nodig is voor de uitvoering van de rit of omdat de wet ons daartoe verplicht.

Wij schakelen soms een vaste collega-chauffeur in, bijvoorbeeld bij een groep van meer dan vier personen of bij ziekte. In dat geval ontvangt die chauffeur alleen uw naam, telefoonnummer, ophaaladres, bestemming en tijdstip.

Verder werken wij met een boekhouder, een hostingpartij voor deze website en een e-mailprovider. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Zij mogen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de aan hen opgedragen taak. Doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte vindt niet plaats, tenzij daarvoor passende waarborgen gelden.

6. Uw rechten

De privacywetgeving geeft u een aantal rechten die u kosteloos kunt uitoefenen.

• Inzage. U mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Rectificatie. Kloppen gegevens niet, dan passen wij ze aan.
• Verwijdering. U kunt vragen om verwijdering, tenzij een wettelijke bewaartermijn dit blokkeert.
• Beperking. U kunt de verwerking laten pauzeren zolang een verzoek of bezwaar loopt.
• Bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit. U kunt uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.

Een verzoek stuurt u naar info@remcostaxi.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende identificatie, bijvoorbeeld door te bellen naar het telefoonnummer dat bij de boeking is gebruikt. Bent u het niet eens met de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. De website werkt uitsluitend via een beveiligde https-verbinding. Telefoon, e-mail en administratie zijn beveiligd met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie.

Ritgegevens staan niet zichtbaar in de auto en worden niet met derden gedeeld tijdens de rit. Papieren notities worden na verwerking vernietigd.

Ontstaat er ondanks deze maatregelen een datalek met een risico voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij dit binnen tweeënzeventig uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u zo snel mogelijk over de aard van het lek en de stappen die u zelf kunt zetten.

8. Cookies en deze website

Deze website plaatst standaard alleen functionele cookies die nodig zijn om pagina's te tonen, formulieren te laten werken en uw cookiekeuze te onthouden. Voor die cookies is geen toestemming vereist.

Analytische en marketingcookies plaatsen wij alleen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookiemelding. Een uitgebreide beschrijving van de categorieen en bewaartermijnen leest u in ons cookiebeleid.

9. Kinderen

Onze dienstverlening richt zich op volwassenen. Kinderen worden regelmatig vervoerd, maar de boeking en de communicatie verlopen altijd via een ouder, verzorger of andere volwassen opdrachtgever. Wij verwerken van kinderen niet meer dan een voornaam en, indien nodig, de leeftijd in verband met een kinderzitje.

10. Bijzondere situaties in de praktijk

Bij ritten naar een ziekenhuis, kliniek of zorginstelling kan uit de bestemming worden afgeleid dat er sprake is van een zorgvraag. Wij noteren de bestemming omdat wij anders niet kunnen rijden, maar leggen geen enkele aantekening vast over uw gezondheid, behandeling of diagnose. Op de factuur staat alleen het adres, niet de naam van de afdeling.

Boekt een familielid, buurvrouw of thuiszorgorganisatie namens u een rit, dan verwerken wij de gegevens van zowel de opdrachtgever als de passagier. Wij gaan ervan uit dat de opdrachtgever u heeft geinformeerd. Wilt u dat wij uitsluitend met uzelf communiceren, geef dat dan door, dan passen wij dat direct aan.

Bij zakelijke ritten ontvangt de werkgever een factuur met datum, traject en de naam van de passagier. Onderwerpen die tijdens de rit ter sprake komen, delen wij nooit met de werkgever of met andere passagiers.

Voor de veiligheid kan in de auto een dashcam aanwezig zijn die uitsluitend naar buiten filmt. Beelden worden automatisch overschreven binnen zeven dagen en alleen bewaard als zij nodig zijn voor de afhandeling van een ongeval of schadegeval. De grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigd belang bij bewijsvoering.

11. WhatsApp en telefonisch contact

Veel klanten boeken via WhatsApp. Uw bericht en telefoonnummer staan daarmee ook op de servers van de aanbieder van die dienst. Wij hebben op die verwerking geen invloed en verwijzen u naar het privacybeleid van die partij. Wilt u dat liever niet, gebruik dan het formulier op de contactpagina of stuur een e-mail.

Gespreksverslagen van telefoongesprekken maken wij niet. Wij noteren uitsluitend de ritgegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Telefoongesprekken worden niet opgenomen.

Berichten in WhatsApp verwijderen wij twaalf maanden na de laatste rit, tenzij er nog een openstaande factuur of klacht is.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking die voor u rechtsgevolgen hebben of u in aanmerkelijke mate treffen. Er is geen algoritme dat bepaalt of u een rit krijgt, wat u betaalt of hoe snel u geholpen wordt. Elke boeking wordt door de chauffeur zelf beoordeeld en ingepland.

Ook bouwen wij geen klantprofielen op om gericht te adverteren. Vaste klanten herkennen wij aan hun telefoonnummer, meer niet.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of een wijziging in onze werkwijze. De actuele versie staat altijd op deze pagina met een datum van laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij vaste klanten actief per e-mail.

Contactgegevens

Remco's Taxi, Voorbeeldstraat 1, 3512 AB Utrecht. Telefoon +31 6 12345678, e-mail info@remcostaxi.nl. KvK-nummer 12345678, btw-identificatienummer NL123456789B01. Vragen over dit document kunt u schriftelijk of telefonisch stellen. U ontvangt binnen veertien dagen een inhoudelijke reactie.